KI im Unternehmen einführen, ohne dass es ein Projekt wird

Der übliche Ablauf sieht so aus. Die Geschäftsführung liest etwas über KI, es wird ein Lenkungskreis gebildet, jemand bekommt die Aufgabe, einen Anforderungskatalog zu schreiben, und weil niemand genau sagen kann, wofür das Ganze eigentlich gut sein soll, wird der Katalog immer länger. Drei Monate später gibt es eine Präsentation. Danach ist die Luft raus.

Parallel dazu benutzt die Hälfte der Belegschaft längst ChatGPT. Nur eben ohne Regeln und ohne dass jemand offiziell davon weiß.

Das ist der schlechteste aller Zustände. Nicht weil die Nutzung ein Problem wäre, sondern weil sie unsichtbar bleibt.

Schritt eins: die Datenregeln, vor allem anderen

Bevor irgendjemand irgendetwas testet, braucht ihr eine Seite mit drei Kategorien.

Grün sind allgemeine Fragen, öffentlich verfügbare Informationen und eigene Textentwürfe ohne Personen- oder Kundenbezug. Gelb sind interne Unterlagen ohne Personenbezug, erlaubt nur in freigegebenen Werkzeugen. Rot sind Personaldaten, Kundendaten, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten und unveröffentlichte Zahlen. Rot heißt nie.

Wer diese drei Zeilen kennt, deckt den größten Teil des Risikos ab. Das Blatt kostet einen Nachmittag und ist mehr wert als jede zwölfseitige Richtlinie, die noch in Abstimmung hängt.

Schritt zwei: drei Freiwillige, keine Abordnung

Sucht Leute, die Lust haben. Nicht die, die laut Organigramm zuständig wären.

Zwei Wochen, echte Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, kein Bericht, keine Präsentation. Der einzige Auftrag lautet: Schreib auf, wo dir das Ding Zeit gespart hat und wo es dich Zeit gekostet hat.

Beide Spalten sind wichtig. Die zweite meistens mehr.

Schritt drei: bei den langweiligen Aufgaben anfangen

Der Reflex geht immer zum Spektakulären. Kundenkommunikation automatisieren, Angebote generieren. Genau dort ist das Risiko am höchsten und der Nutzen am unsichersten.

Die verlässlichen Zeitgewinne liegen woanders, nämlich bei den Aufgaben, über die niemand in einer Präsentation sprechen würde: lange Besprechungen zusammenfassen, interne Unterlagen durchsuchbar machen, Texte auf Verständlichkeit prüfen, bevor sie rausgehen, und schwierige Mails so weit vorformulieren, dass niemand mehr vor dem leeren Feld sitzt.

Unspektakulär. Dafür funktioniert es.

Schritt vier: eine Stunde Einweisung, protokolliert

Das ist nicht nur pragmatisch, sondern inzwischen Pflicht. Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung, dass Mitarbeitende, die mit KI arbeiten, ausreichend Kompetenz mitbringen.

Eine Stunde reicht für den Anfang. Was das Werkzeug kann, wo es Dinge erfindet, welche Daten hineindürfen, wer bei Unsicherheit angesprochen wird. Danach eine kurze Notiz, wer teilgenommen hat.

Ein Name als Ansprechpartner gehört dazu. Kein Funktionspostfach. Menschen fragen Menschen.

Schritt fünf: entscheiden, was bleibt

Nach zwei Wochen dreißig Minuten in der Runde. Eine einzige Frage: Was benutzt du freiwillig weiter?

Was dabei durchfällt, braucht ihr nicht einzuführen. Das ist die billigste Bedarfsanalyse, die ihr bekommen könnt, und ehrlicher als jede Anbieterpräsentation.

Was schiefgeht

Zwei Fehler sehe ich immer wieder.

Der erste ist die Vollständigkeitsfalle. Man will alle Werkzeuge vergleichen, bevor man eines benutzt. Der Markt ändert sich schneller, als der Vergleich fertig wird.

Der zweite ist der Zwang. Sobald KI-Nutzung zur Vorgabe wird, entstehen Alibi-Anwendungen, die niemandem helfen, und ein Teil des Teams fühlt sich überfahren. Freiwilligkeit liefert bessere Ergebnisse und ehrlichere Rückmeldungen.

Die Rechnung, die zählt

Wenn eine Wochenbesprechung von sechzig auf dreißig Minuten schrumpft, weil die Vorbereitung besser ist, spart ihr bei sechs Teilnehmenden drei Personenstunden pro Woche. Über ein Jahr sind das mehr als dreißig Arbeitstage.

Solche Zahlen überzeugen im Zweifel mehr als jede Vision davon, wie Arbeit künftig aussehen könnte.